ICTPRESS - ازآنجایی‌ که کسب‌و‌کارها تلاش می‌کنند تا به‌ وسیله تکنولوژی‌های مدرن، بهره‌وری فعالیت‌های خود را افزایش دهند، تلفن اینترنتی مورد استقبال شرکت‌های زیادی در سال‌های گذشته قرار گرفته است.

به گزارش شبکه خبری ICTPRESS، خط تلفن اینترنتی که با نام‌هایی مانند تلفن ویپ (VoIP)، خط سیپ ترانک و تلفن ابری شناخته می‌شود، کاربردهای بسیاری برای کسب‌وکارها دارد که در این مقاله قصد داریم تا به برخی از مزیت‌ها و شیوه راه‌اندازی این نوع از تلفن ثابت سازمانی اشاره کنیم و بهترین تلفن اینترنتی را برای کسب‌وکارهای مختلف معرفی کنیم.

تلفن اینترنتی چیست و چگونه کار می‌کند؟

تلفن اینترنتی روشی برای برقراری تماس تلفنی در سازمان‌ها و کسب‌وکارها بر بستر شبکه ارائه می‌کند. تلفن اینترنتی ثابت با استفاده از IP ارائه می‌شود و همین موضوع باعث شده که بسیاری از محدودیت‌های خط تلفن‌های سنتی را نداشته باشد؛ برای مثال، پروتکل سیپ (SIP) امکان برقراری تماس‌های متعدد و هم‌زمان را برای کسب‌وکارها به وجود آورده تا اختلالی در ارتباط کارکنان با یکدیگر و با مشتریان ایجاد نشود.

در ادامه به برخی از کاربردهای مرکز تلفن اینترنتی برای شرکت‌ها و سازمان‌ها اشاره می‌کنیم.

5 کاربرد سرویس تلفن اینترنتی برای کسب‌و‌کارها

تلفن‌ اینترنتی VoIP با توجه به اندازه کسب‌و‌کارها و ماهیت فعالیت‌های آن‌ها، مزیت‌های متفاوتی را ارائه می‌دهد. در این بخش، 5 مورد از مهم‌ترین کاربردهای راه‌اندازی تلفن اینترنتی برای شرکت‌ها و سازمان‌ها را معرفی می‌کنیم.

انتقال آسان خط هم‌زمان با تغییر محل شرکت

هر شرکتی ممکن است به‌دلایل مختلفی ازجمله توسعه کسب‌وکار یا بهبود دسترسی به منابع، تصمیم بگیرد که محل فعالیت خود را تغییر دهد. در این شرایط، یکی از مهم‌ترین چالش‌ها برای مدیران فنی مجموعه، جا‌به‌جایی خط تلفن به محل جدید شرکت است. درصورتی‌که یک سازمان از تلفن سنتی استفاده کند، انتقال خط تلفن بسیار دشوار و حتی غیرممکن خواهد بود اما تلفن اینترنتی به راحتی و در کمترین زمان قابلیت انتقال به هر مکانی را دارد.

امکان راه‌اندازی سیستم تلفن گویا (IVR)

تلفن گویا یک سیستم هوشمند برای مدیریت تماس‌های ورودی است که نقش موثری در بهبود تجربه مشتری‌ و کاهش بار تماس‌های نامرتبط برای کارکنان مرکز تماس دارد. راه‌اندازی تلفن گویا (IVR) روی خط تلفن اینترنتی به افرادی که با شماره شما تماس می‌گیرند کمک می‌کند تا با وارد کردن داخلی مناسب هر چه سریع‌تر با کارشناس مورد نظر خود گفتگو کنند.

افزایش نامحدود تعداد کانال‌ها و خطوط

اضافه کردن کانال‌ها و خط‌های جدید، یکی دیگر از ویژگی‌های مثبت است که دغدغه شرکت‌ها را برای افزایش تعداد کانال مطابق با نیازهایی که دارند پوشش می‌دهد. در واقع با تلفن ثابت اینترنتی می‌توانید تعداد کانال‌ها و خط‌هایی که دارید را به‌سرعت و به تعداد دلخواه اضافه کنید؛ برای مثال تلفن اینترنتی شاتل این امکان را به کسب‌وکارها داده که در کمتر از یک روز بتوانند کانال‌های دریافتی را به تعداد مورد نیاز افزایش دهند.

ارتباط یکپارچه‌ با نرم‌افزار CRM

نرم افزار CRM ابزاری است که همه بخش‌های سازمان از بازاریابی تا فروش و خدمات پس از فروش را به یکدیگر متصل و فعالیت‌های آن‌ها را یکپارچه می‌کند. از آنجایی که اطلاعات مربوط به تماس‌های ورودی، بخش مهمی از داده‌های مورد نیاز را برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی تشکیل می‌دهد، تلفن اینترنتی VoIP این امکان ارزشمند را فراهم کرده که اطلاعات مربوط به تماس‌ها در لحظه با نرم‌افزار CRM همگام‌سازی شوند.

نصب سریع و آسان

به‌دلیل استفاده از بستر شبکه و به‌کارگیری پروتکل سیپ ترانک، راه‌اندازی تلفن اینترنتی و تغییر تعداد کانال‌ها در لحظه انجام می‌شود و از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند.

مقایسه تلفن اینترنتی و تلفن‌های ثابت سنتی

تلفن‌های ثابتی که در گذشته در خانه‌ها و حتی سازمان‌ها استفاده می‌شدند، محدودیت‌های زیادی داشتند که در نهایت موجب جایگزینی زیرساخت‌های سنتی با تلفن ثابت اینترنتی شد. در جدول زیر مهم‌ترین ویژگی‌ها و تفاوت تلفن اینترنتی VoIP و سانترال نشان داده شده است:

انواع سرویس تلفن اینترنتی

وابسته به اینکه برای پیاده‌سازی تلفن اینترنتی از چه پروتکل‌هایی استفاده می‌شود، امکانات متفاوتی به دریافت‌کننده این سرویس ارائه خواهد شد. در این قسمت از مقاله تصمیم داریم که انواع تلفن اینترنتی را معرفی کنیم:

Hosted PBX

این سرویس که با نام تلفن ابری شناخته می‌شود به کسب‌و‌کارها کمک می‌کند که با شبکه IP خود و بدون نیاز به نگهداری زیرساخت‌های تلفن سازمانی (مانند سرور فیزیکی و ...) در محل شرکت، تماس‌های ورودی و خروجی باکیفیتی را تجربه کنند. در واقع عدم نیاز به مرکز تماس و سرورهای فیزیکی در محل شرکت، هزینه تلفن ثابت ابری را نسبت به سایر بسترهای تلفن‌ اینترنتی کاهش داده است.

سیپ ترانک (SIP trunk)

سیپ، مخفف Session Initiation Protocol، پروتکلی است که برقراری تماس بر بستر شبکه و پهنای باند را امکان‌پذیر ساخته است. مهم‌ترین ویژگی سرویس سیپ ترانک قابلیت ارائه آن بر مجموعه متنوعی از بسترها ازجملهADSL ، امواج رادیویی، فیبر نوری و حتی مودم‌های سیم‌کارتی است.

Integrated Access

این فناوری امکان یکپارچه کردن تلفن‌های سنتی و مرکز تلفن اینترنتی را فراهم می‌کند تا در عین حال که از خط تلفن ثابت سنتی خود استفاده می‌کنید، به تلفن اینترنتی ویپ نیز دسترسی داشته باشید. درمجموع، ویژگی‌های این تکنولوژی را می‌توان بیشتر شبیه به تلفن‌های سنتی دانست.

کدام تلفن اینترنتی برای کسب‌وکارهای بزرگ مناسب‌تر است؟

وجود نیروی انسانی متخصص و تمایل به مدیریت مرکز تماس در محل شرکت، مهم‌ترین عواملی هستند که در تصمیم‌گیری برای انتخاب بهترین تلفن اینترنتی تاثیر می‌گذارند. ازآنجایی‌که شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ ظرفیت لازم برای استخدام نیروی انسانی متخصص در حوزه IT را دارند و علاوه‌ بر این، نسبت به امنیت تماس‌ها بسیار حساس هستند، خط سیپ ترانک یک گزینه ایده‌آل برای آن‌ها است. اگرچه مرکز تلفن ابری (Hosted PBX) نیز برای کسب‌و‌کارهای بزرگ می‌تواند اثربخش باشد، اما پاسخگوی دغدغه‌های امنیتی آنها نیست.

کدام تلفن اینترنتی برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط (SME) مناسب‌تر است؟

علاوه‌ بر موضوع نیروی انسانی متخصص، هزینه‌های راه‌اندازی مرکز تماس ابری و نگهداری سرور فیزیکی در محل شرکت نیز عوامل مهم دیگری هستند که در تصمیم‌گیری برای خرید تلفن اینترنتی اهمیت قابل‌توجهی دارند. در نتیجه، ازآنجایی‌که شرکت‌های کوچک و متوسط و همچنین کسب‌وکارهای نوپا (استارت‌آپ) دسترسی کمتری به نیروی انسانی متخصص دارند و منابع مالی آن‌ها برای نگهداری از سرورها محدود است، توصیه می‌شود که از خط تلفن ابری برای برقراری ارتباط تلفنی استفاده کنند. در میان شرکت‌های ارائه‌دهنده این سرویس، تلفن اینترنتی شاتل با پشتیبانی و مانیتورینگ 24 ساعته یکی از بهترین گزینه‌ها برای اطمینان کسب‌وکارهای کوچک و متوسط نسبت به کیفیت بالای تماس‌های تلفنی و اتصال دائمی است.

نصب و راه‌اندازی خط تلفن اینترنتی

برای راه‌اندازی تلفن اینترنتی، ابتدا باید تلفن ویپ مناسب کسب‌و‌کار مورد نظر با توجه به نیازها و ظرفیت‌ها تعیین شود. پس‌از آن، شماره درخواستی واگذار می‌شود و عملیات نصب با تهیه چند مورد از تجهیزات ضروری انجام خواهد شد. در اینجا سعی می‌کنیم توضیح کوتاهی درباره هر یک از این تجهیزات ارائه کنیم:

گوشی تلفن VoIP

گوشی ویپ دستگاهی شبیه به تلفن‌های سنتی است و به شیوه‌ای طراحی شده که همه امکانات خط VoIP را به‌صورت کامل ارائه کند. علاوه‌ بر این دستگاه، هدست VoIP نیز با قابلیت اتصال از طریق بلوتوث این امکان را به کارشناسان مرکز تماس می‌دهد که با آسودگی بیشتری به تماس‌ها پاسخ دهند.

مودم و روتر

مودم و روتر تجهیزاتی هستند که در بیشتر کسب‌و‌کارها برای برقراری ارتباط اینترنتی خریداری می‌شوند؛ بنابراین، احتمالا این تجهیزات را در گذشته تهیه کرده‌اید و نیازی به خرید دوباره آن‌ها برای پیاده‌سازی مرکز تلفن اینترنتی نخواهید داشت. مودم و روتر برای اتصال هم‌زمان چندین دستگاه به شبکه اینترنت مورد استفاده قرار می‌گیرند.

گیت‌وی (gateway)

گیت‌وی VoIP برای ایجاد امکان استفاده از تلفن‌های سنتی روی خط سیپ به کار می‌رود. این دستگاه سیگنال‌های سیستم تلفن آنالوگ را به سیگنال‌هایی تبدیل می‌کند که برای تلفن‌های VoIP قابل دریافت و پردازش باشند.

سخن پایانی

همان‌طور که مشاهده کردید، تلفن اینترنتی برای کسب‌وکارها و سازمان‌ها در هر اندازه‌ای که باشند مزیت‌ها و کاربردهای بسیاری را در جهت بهبود رضایتمندی کارکنان و مشتریان ارائه می‌کند. در قسمت پایانی این مقاله نیز درباره خرید خط تلفن اینترنتی مناسب برای شرکت‌های مختلف و شیوه راه‌اندازی تلفن اینترنتی توصیه‌هایی را ارائه دادیم. امیدواریم این نوشته به آشنایی شما با خط تلفن اینترنتی کمک کرده باشد.